构造统一的监控和管理平台，建设满足实体档案存储管理要求的智能密集架，建设实体档案管理系统，采用超高频电子标签技术，RFID具有非接触式采集、精准定位、快速识别等优点，可取代人工盘点、手工记录的方式，实现实体档案的非接触、多文件快速采集，通过在线监控、快速定位、高效盘点、动态路径跟踪等功能，简化档案的借还流程，降低盘点查找等档案管理工作量，实现档案的数字化、自动化、高效化与智能化管理。

智慧档案库房一体化管理系统以一体化智能管理平台为中心，综合集成了档案安全保护及管理措施的要求，通过整合库房环境监控子系统、库房安防监控子系统、智能密集架子系统、RFID档案管理子系统、档案数字化管理子系统等功能板块，实现了档案库房管理的标准化、规范化、科化学、智能化，最大限度的保证档案的安全与完整。

智能密集架管理系统负责库房内密集架的控制与管理，通过控制智能密集架存取档案，提高档案存取的准确性、时效性和管理能力，帮助、引导管理人员高效管理档案，同时保障工作人员在库房内工作时的安全，满足档案管理的需求。具体功能包括：密集架的移动与停止，档案的定位与自动引导，档案的上架与下架，人员在通道内的安全保障，架体信息的集中显示，架体的远程控制等。

RFID智能档案管理系统采用先进的RFID自动识别技术和计算机软件技术，以RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案文件上，在RFID芯片中存储档案文件的基本信息，利用非接触式的馆员工作站、智能盘点车、智能安全门禁等RFID读写设备，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案文件的实时监测和信息化管理。